Nhiều doanh nghiệp than phiền chi phí cho in ấn của mình quá cao, trong khi hiệu suất công việc cũng không tiến triển. Vậy làm cách nào để giảm được các chi phí không cần thiết trong in ấn và sử dụng vật liệu in hiệu quả nhất. Chi phí in ấn có thể quy vào chi phí mua mực in và giấy in, vậy cách tiết kiệm 2 loại vật tư này như thế nào? Bạn có thể tham khảo những gợi ý sau đây:

Cách tiết kiệm chi phí in ấn văn phòng                          

- Tiết kiệm in ấn bằng cách hạn chế dùng máy in khi không cần thiết. Vì ngày nay là thời đại công nghệ, việc trao đổi công việc qua thư điện tử và các phần mềm hỗ trợ trở nên vô cùng phổ biến thay thế dần các văn bản cứng. Do vậy chúng ta sẽ hạn chế được việc in ấn các văn bản này.

- In ấn hạn chế các văn bản lỗi, hãy chắc chắn bản in trong file mềm đã hoàn chỉnh, được sửa và căn chỉnh theo đúng yêu cầu. Điều này giúp hạn chế trường hợp phải in đi in lại nhiều lần gây lãng phí mực và giấy.

- Đổ mực máy in đúng với dòng máy in, thay hộp mực in chính hãng hoặc loại mực chất lượng cao để có được chất lượng bản in tốt nhất, đặc biệt không làm hỏng các linh kiện của máy.

- Các công ty, doanh nghiệp cũng đã dùng cách tiết kiệm là gửi tài liệu qua email cho người nhận thay vì không quá cần thiết phải in chúng ra. Cách này vừa hiệu quả lại tiết kiệm được chi phí về mực và giấy, hạn chế rác thải ra môi trường.

- Giá giấy in trên thị trường hiện nay rất đa dạng, tuy nhiên không nên nghĩ chọn giấy in giá càng rẻ càng tiết kiệm vì giấy kém chất lượng sẽ dễ gây hại, làm giảm tuổi thọ máy in, tốn kém nhiều chi phí hơn.

- Để tiết kiệm thì người dùng cũng cần sử dụng máy in một cách hiệu quả, nhất là phải vệ sinh, bảo dưỡng máy in theo định kỳ để tránh tình trạng hư hỏng nặng. Điều này giúp quá trình in ấn ổn định, mực ra đều, đạt chất lượng tốt.

- Chọn các dòng máy in có hộp mực lớn để tiết kiệm chi phí đổ mực.

- Ngoài ra, cũng nên chọn các dòng máy in bền, linh kiện thay thế có sẵn không khó tìm, chi phí thay linh kiện rẻ tương tự máy in canon 2900 cũng sẽ giúp tiết kiệm chi phí về lâu về dài đấy.

Mỗi năm, có hàng trăm ngàn cây xanh trên Trái đất bị chặt phá để sản xuất giấy. Riêng với giấy vệ sinh, con số đã là 27.000 cây. Việc chặt cây để sản xuất giấy in cũng là một trong những nguyên nhân góp phần vào quá trình biến đổi khí hậu đang căng thẳng hiện nay. Điều này đặt ra vấn đề cho chúng ta cần phải tích cực tiết kiệm và tái sử dụng giấy hơn nữa.

Tuy nhiên, dù được khuyến khích giữ lại giấy đã qua sử dụng để tái chế nhưng vẫn có 1 loại giấy in vẫn không bao giờ nên tái chế-đó là giấy in hóa đơn.

Thử nhớ lại xem, có phải những hóa đơn mua hàng bạn chạm vào luôn cho cảm giác rất mịn màng không? Đó có thể là dấu hiệu tờ giấy đó có chứa BPA, đồng thời cũng là lý do mà bạn nên vứt nó đi luôn và ngay, đừng mất công giữ lại làm gì.

Tại sao giấy in có chứa BPA lại nguy hiểm?

Vì BPA (Bisphenol-A) là một hóa chất công nghiệp được đánh giá là nguy hiểm. Nó từng được dùng trong ngành sản xuất các loại chai nhựa cứng và bình đựng sữa cho trẻ em vào những năm 1960, cho đến khi người ta nhận ra tác hại của nó.

Cụ thể, các bằng chứng chỉ ra rằng BPA có thể làm rối loạn nội tiết tố, suy giảm hệ miễn dịch và một số vấn đề nghiêm trọng về sức khỏe.

BPA có thể dễ dàng bị hấp thụ vào cơ thể thông qua con đường tiếp xúc. Nếu chỉ một, hai lần thì có thể không đáng kể, nhưng qua một thời gian dài tiếp xúc thì không có lợi cho sức khỏe.

Do đó, các nhân viên thu ngân là những người phải làm việc thường xuyên liên tục với loại giấy in hóa đơn nhiệt, nên nguy cơ ảnh hưởng là rất cao.

Cũng bởi vậy, một số quốc gia như Mỹ và Nhật Bản đã phải ban hành lệnh cấm các nhà in sử dụng giấy in chuyển nhiệt có chứa BPA. Thay vào đó, họ dùng một hóa chất khác được đánh giá là an toàn hơn: BPS - hay Bisphenol S.

Tái chế giấy in hóa đơn có hại cho môi trường nhiều hơn lợi

Thật vậy, cũng bởi nguy cơ loại giấy đó có chứa BPA nên khi bạn đưa giấy in hóa đơn vào nhà máy tái chế, bạn đang góp phần khiến BPA lan tỏa ra môi trường bên ngoài - trở thành giấy ăn, giấy vệ sinh, thậm chí là giấy gói thực phẩm. Và chắc chắn bạn sẽ không muốn làm điều này nếu biết rằng BPA hấp thụ qua đường ăn uống với tốc độ nhanh hơn gấp bội.

Vậy nên, thay vì tái chế các loại hóa đơn, hãy vứt chúng vào thùng rác cho được việc. Và nhớ rửa tay sạch sẽ sau khi chạm vào giấy hoá đơn và cũng nên hạn chế cầm nắm và giữ lại giấy in hóa đơn trong người quá lâu nhé!

Nguồn: Buzz Feed, FDA, Foxnews

Giấy đã qua sử dụng là nguyên liệu chính để phát triển ngành công nghiệp giấy tại Việt Nam. Tuy nhiên, thực trạng thu hồi giấy phục vụ tái chế đang gặp một vài bất cập. Chỉ số đó chỉ đạt mức khoảng 25%, thuộc top thấp nhất so với các nước trong khu vực.

Bên cạnh đó, tâm lý chuộng mua giấy thu hồi nhập khẩu đã khiến cho công tác thu hồi giấy trong nước không có tiến triển.

Nguồn giấy đã dùng trong nước

Giấy là vật dụng không thể thiếu của ngành in với các loại giấy in, giấy sinh hoạt trong đời sống, giấy ăn, giấy bao bì. Nó phát sinh từ các hộ gia đình, trường học, văn phòng công sở, siêu thị, cửa hàng,… Tuy nhiên, giấy đã qua sử dụng có loại tái chế được và loại không tái chế được.

+ Những loại giấy không thể tái chế: giấy cảm nhiệt, giấy (tự) dính, băng keo, giấy trong suốt, giấy carbon, giấy bóng kính, giấy phủ chất dẻo hay sáp, giấy gói ngoài ram giấy in,..

+ Những loại giấy thích hợp cho tái chế: Giấy in, giấy tạp, giấy in báo, giấy bao bì…

Hiện nay, chưa có chương trình thu gom giấy thải quy mô và đúng quy trình. Đa số từ đồng nát, các công ty vệ sinh môi trường, các trạm thu mua rác trung gian.

Thu gom, nhập khẩu chiếm đến 50% nguồn giấy đã sử dụng

Thống kê cho thấy tỉ lệ giấy thu hồi tại Việt Nam chỉ đạt 25% so với tổng lượng giấy tiêu dùng. Việt Nam bên cạnh nhập bột giấy cho ngành sản xuất giấy thì cũng phải nhập khẩu một lượng lớn giấy đã sử dụng từ nước ngoài. Lượng nhập lớn chủ yếu từ Mỹ, Nhật Bản, New Zealand. Các loại giấy chính được nhập khẩu gồm giấy hộp carton, giấy báo , tạp chí, giấy lề

Tầm nhìn 2020 của ngành giấy Việt Nam là xây dựng vùng nguyên liệu giấy đáp ứng đủ nhu cầu nguyên liệu cung cấp cho sản xuất. Cụ thể, đáp ứng đủ cho sản xuất 600.000 tấn bột giấy và 1.380.000 tấn giấy. Đồng thời tỉ lệ thu gom giấy đã qua sử dụng đảm bảo số lượng tăng và có quy trình cụ thể.

Sử dụng thành thạo các thiết bị in:

Nên cài đặt máy in ở chế độ in nháp (draft mode) hoặc thu nhỏ nhiều trang vào một tờ giấy để tiết kiệm giấyinhttps://www.vmax.vn/van-phong-pham/giay/giay-in-photo-1883.html và mực in.

Lưu ý chọn đúng khổ giấy in trong phần cài đặt bản in trước khi in sao cho khớp với khổ đã chỉnh ban đầu, vì thong thường máy in sẽ mặc định in khổ Letter thay vì khổ giấy in A4 mà ở Việt Nam đang sử đụng. Khổ A4 dài hơn, chứa được nhiều dòng hơn. Bạn cũng có thể giảm lề giấy mặc định, kích thước font chữ và khoảng cách dòng để chứa nhiều văn bản hơn nữa trên một trang.

Kiểm tra tài liệu trước khi in:

Đừng quên nút “Print Review” mỗi lần chọn in để xem lại tổng thể bản in một lần nữa. Nó giúp người sử dụng không phải in đi in lại chỉ vì một lỗi sai nhỏ không đáng có như độ cân bằng, phông chữ, lỗi format… Ngoài ra, khi xem tổng thể, bạn cũng sẽ dễ dàng nhận thấy những đoạn lỡ cỡ có thể gom gọn và cắt giảm.

Sử dụng 2 mặt:

 Đối với những tài liệu chỉ dùng thể tham khảo, bạn có thể chọn in 2 mặt để tiết kiệm được 50% giấy in. Nếu máy in của bạn có sẵn chức năng in 2 mặt thì quá dễ dàng, nếu không bạn có thể áp dụng theo cách cách in 2 mặt cho máy in 1 mặt trên mạng có hướng dẫn. Ngoài ra, đối với những tài liệu tham khảo đã in 1 mặt trước đó không sử dụng nữa, bạn có thể giữ lại và cho in lên mặt sau, như thế cũng giúp bạn không tốn thời gian hiệu chỉnh in 2 mặt và lại không măt sthoiwf gian lật qua lật lại để đọc 2 mặt giấy.

Mua nhiều định lượng giấy khác nhau:

Mỗi văn phòng nên mua nhiều loại giấy khác nhau và phân chia sử dụng cho từng loại tài liệu từ quan trọng đến tham khảo. Với tài liệu quan trọng hãy in giấy đắt tiền với định lượng lớn, cứng đẹp. Đối với tài liệu tham khảo như đã nói trên có thể tận dụng giấy đã in 1 mặt hoặc dùng loại giấy rẻ tiền có định lượng mỏng. Tuy nhiên cũng không nên chọn mua và sử dụng giấy quá mỏng, vì có thể gây ra tình trạng kẹt giấy in có hại cho máy.

Khay cho giấy tái chế:

Cần có hai khay đựng tài liệu qua sử dụng, gồm 1 khay cho giấy chứa những tài liệu in sai mà bạn còn có thể tái sử dụng một mặt nữa và 1 khay cho giấy hoàn toàn hết giá trị. Đây là nguồn nguyên liệu rác thải hoàn toàn có thể tái chế và sử dụng.

Tăng cường sử dụng phương tiện thay thế:

Thay vì tài liệu thường được in ra và fax, bạn có thể scan rồi email. Với những bạn thích in tải những tài liệu trên mạng về đọc, hãy chọn mua một quyển ebook , về lâu dài sẽ tiết kiệm tiền in ấn và giảm thiểu vận dụng tài nguyên sử dụng để làm ra giấy.