Những lưu ý khi thiết lập máy in dùng chung

Thiết lập máy in dùng chung trong văn phòng công ty là một giải pháp hữu ích cho việc in ấn, giúp tiết kiệm thời gian và nhân viên làm việc có hiệu quả hơn. Tuy nhiên, không phải máy in nào cũng có hỗ hợ sẵn việc kết nối mạng để dùng chung. Vì thế cần lưu ý một số vấn đề sau để có thể thiết lập máy in dùng chung hiệu quả:

Với mạng nội bộ ở nhà hay ở các văn phòng nhỏ thì không cần máy chủ chuyên dùng quản lý in ấn, chỉ cần dùng hệ điều hành Windows để chia sẻ máy in.

Ưu tiên lựa chọn các loại máy in đi kèm chương trình cài đặt hoàn toàn tự động đối với những ai không quen với việc cài đặt. Để thiết lập máy in dùng chung mạng thì cần có địa chỉ IP, kết nối mạng LAN, mở cổng…

Nếu muốn tài liệu in từ máy tính cá nhân dùng chung mạng được bảo mật từ người dùng cần phải nhập số PIN (mã hoá cá nhân) thì máy in mới thực hiện lệnh in.

Việc sử dụng mạng dùng chung sẽ kết nối nhiều máy tính có nhu cầu in ấn với nhau. Cho nên nhất thiết doanh nghiệp bạn cần chọn loại máy in có thiết kế khay chứa giấy in lớn để đáp ứng nhu cầu in ấn của nhóm. Máy in có khay giấy lớn sẽ giúp giảm bớt số lần nạp thêm giấy thường xuyên.

Nên chọn mua giấy in ở các nơi cung cấp giấy in chất lượng để máy làm việc tốt hơn, load giấy liên tục không sợ kẹt giấy.

Nếu dùng số lượng máy in lớn trong cùng một hệ thống mạng thì lời khuyên cho doanh nghiệp là nên cài phần mềm quản lý từ xa. Việc cài đặt này cũng cần sự tương thích giữa phần mềm bạn chọn và các loại máy in đang dùng. Nhờ nó mà bạn có thể điều khiển và theo dõi hoạt động in ấn của toàn hệ thống chứ không phải lần lượt từng máy in một.

Nếu máy in bạn đang dùng không hỗ trợ in 2 mặt (như máy in canon 2900) thì bạn có thể tìm hiểu xem có phần mềm hỗ trợ việc in trên 2 mặt giấy in hay không, nó sẽ giúp tiết kiệm thời gian, vật tư giấy và tối ưu hóa việc in ấn số lượng nhiều.

Hy vọng những gợi ý trên về các lưu ý cần biết khi thiết lập máy in dùng chung có thể giúp các bạn hình dung được những việc cần làm trước khi thiết lập máy in dùng chung. Chúc các bạn thành công.